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Combien de courriels avez-vous dans votre boîte de réception en ce moment même? 4? 400? 4000? Suite?


Lors de mes recherches sur mon livre Humanity at Work: Leading for Better Relationships and Results, j'ai rencontré de nombreuses personnes qui avaient apprivoisé la bête noir du courrier électronique. Ces personnes attribuaient à leurs pratiques de courrier électronique, une part importante de leur pratiques de productivité et leur efficacité personnelle. Ils ont également crédité leur processus de messagerie et leur boîte de réception comme un réducteur de stress par opposition à un inducteur de stress.


Le courrier électronique semble être un concept assez simple: lisez-le, répondez si nécessaire, puis classez-le ou supprimez-le. Pourquoi est-ce si problématique pour tant d'entre nous? Certes, nous avons tous notre propre relation avec le courrier électronique en fonction de la nature et des exigences de notre travail, de notre capacité à gérer les fichiers et de la façon dont nous pouvons être sans pitié pour éliminer les tâches et les messages improductifs. Et, oh oui, il y a un besoin de rigueur et un peu de discipline au quotidien, et c’est vrai que certains d'entre nous possèdent un degré d'autodiscipline plus élevé que d'autres. Mais des progrès significatifs dans la gestion du courrier électronique sont facilement accessibles à nous tous, avec un investissement minimal, mais cohérent, en temps et en efforts.


La communication se fait principalement par courrier électronique dans de nombreuses organisations et ses avantages sont nombreux, comme l'ont montré les chercheurs. Cependant, suivre les courriels n'est pas une mince affaire. Vous serez peut-être surpris de savoir que, selon un rapport du McKinsey Global Institute, 28% de la semaine de travail d’une personne est consacrée à la lecture, à la rédaction ou à la réponse à des courriels.


Nous avons développé un certain nombre d'habitudes problématiques qui, de toute évidence, ne nous servent pas bien en ce qui concerne la façon dont nous interagissons avec le courrier électronique. Des études montrent que les gens consultent généralement leurs courriels 11 fois par heure; 84% des utilisateurs gardent leur courrier électronique opérationnel en arrière-plan à tout moment; et les deux tiers des utilisateurs utilisent une forme de notification induisant du stress et très distrayante. Lorsque vous comparez cela à une recherche qui montre que seulement 30% des courriels reçus nécessitent une action et qu'un tiers des courriels reste non lu dans les boîtes de réception des gens, cela montre que trop de temps est passé à un travail improductif.


Nous avons appris de personnes comme Gloria Mark, une spécialiste du courrier électronique de premier plan de l'Université de Californie à Irvine, ainsi que de collègues du groupe Microsoft Research et du MIT, que «plus le temps passé sur le courrier électronique est long, plus la productivité perçue est faible et plus le stress mesuré est élevé. »


L'étude poursuit en disant que ceux qui planifient eux-mêmes quand vérifier leurs courriels bénéficient d'une plus grande productivité et moins de stress que ceux qui comptent sur les notifications. Ces tintements, bips et flashs alimentent les qualités addictives des courriels et réduisent notre efficacité tout en ayant un impact négatif sur le stress.


Ces qualités addictives et comment les contrer sont décrites dans le livre Inbox Zero: Comment arrêter la vérification des courriels et commencer à les terminer par Ian Charnas. Lui, avec d'autres comme Merlin Mann et le grand sage de la productivité personnelle David Allen, ont tous fourni de bons conseils pour atteindre « Inbox Zero », l'état admirable où votre boîte de réception est vide ou presque vide la plupart du temps. Voici comment:


• «Lorsqu'une boîte de réception est confondue avec une liste de tâches, la productivité en souffre», selon Merlin Mann. De nombreuses personnes utilisent leur boîte de réception comme une zone de rassemblement très inefficace, où les éléments hautement prioritaires ou urgents, les éléments de priorité moyenne et faible, y compris les éléments qui doivent être jetés, coexistent dans un massif inducteur de stress. C’est une recette pour les délais manqués, fomentant le stress constant et la peur de rater quelque chose d’important et une incapacité à récupérer les informations nécessaires. Son conseil: "supprimer, déléguer, répondre, reporter (à une date et une heure spécifiques) et faire."


• Les courriels arrivent principalement à 10 h, 14 h et 9 h, de sorte que de nombreuses personnes conçoivent leurs routine de vérification de courriel quotidiens en fonction de leur emploi du temps et lorsque leur boîte de réception se remplit. Certains consultent leur boîte de réception trois à quatre fois par jour à ces moments clés, et d'autres une fois par heure ou à la demi-heure. La clé est de développer un processus qui fonctionne pour vous et votre travail qui gère la réactivité, les distractions, la productivité et le stress.


• Les dossiers, les filtres et l'archivage vous libéreront! Une petite gestion des fichiers peut aller très loin. La plupart de nos courriels proviennent d'un nombre relativement modeste de sources, auxquelles vous pouvez dédier un dossier. Vous pouvez également configurer des dossiers pour le matériel de référence et d'autres contenus importants. Garder des centaines ou des milliers de courriels dans votre boîte de réception, puis utiliser la fonction de recherche n'est pas un moyen de stocker et de récupérer des informations précieuses. Et le courrier électronique est un mauvais endroit pour conserver les documents. Il est préférable de conserver les documents importants à conserver en dehors des courriels.


• Utilisez la règle des deux minutes de David Allen. L'auteur de « Getting Things Done » rejoint un chœur d'experts en productivité personnelle qui nous exhortent à traiter les courriels (et d'autres tâches rapides) qui prendront moins de deux minutes tout de suite dans le temps dédier et prévu pour traiter nos courriels.


• Commencez votre journée en passant en revue votre calendrier, vos engagements de projet et votre liste de tâches au lieu de vous plonger dans la boîte de réception des courriels en guise de bienvenue à votre journée.


• Si vous recevez chaque jour un grand nombre de courriels qui nécessitent votre attention particulière, cela justifie d'être une tâche dédiée avec du temps alloué à la tâche et non une activité parallèle que vous faites comme vous pouvez à temps perdu ou commencez et finissez votre journée avec. Ce dernier est une recette pour la lutte contre les incendies où les priorités sont abandonnées et une peur constante de rater quelque chose d'important prévaut.


•Apprendre. Chaque système de messagerie ou client dispose de mécanismes de classement, d'archivage et de suppression d'énormes quantités de courriels. YouTube et LinkedIn Learning proposent des vidéos et des cours utiles pour vous aider dans l'effort initial de vous préparer au succès, puis des conseils pour garder votre système intact au fil du temps avec une attention quotidienne.


Malgré l'augmentation de la messagerie instantanée, des réseaux sociaux et d'autres outils collaboratifs, la société de recherche technologique Radicati prédit que le nombre de courriels envoyés par jour passera de plus de 280 milliards en 2018 à près de 320 milliards d'ici la fin de 2021. Les courriels sont ici pour rester.


Stewart Butterfield, cofondateur de Slack, la plate-forme de messagerie de collaboration en milieu de travail extrêmement populaire, l'a admis et a déclaré: «Nous travaillons à une meilleure intégration avec le courrier électronique.» J'interprète cela comme l'un des principaux partisans de ne pas utiliser le courrier électronique, reconnaissant à quel point le courrier électronique restera. Cela explique pourquoi nous devons tous développer les compétences et la discipline nécessaires pour apprivoiser la bête du courrier électronique.


Le principal objectif de l'organisation de notre travail est de diminuer notre charge cognitive. Un minimum d’organisation initiale de votre boîte de réception pour utiliser les dossiers et l’archivage créera un processus de courrier électronique quotidien efficace qui éliminera les effets secondaires sinistres de la boîte de réception. Bonus: le sentiment exaltant que vous ressentirez en par dessus vos affaires.


Je peux attester qu'être passé de plus de 10000 courriels accroupis dans ma boîte de réception à trois ou quatre auxquels répondre à la fin d'une journée donnée, en supprimant, classant, filtrant et archivant avec diligence, a une qualité libératrice qui vaut bien l'effort quotidien que peut faire une énorme différence pour votre bien-être et votre efficacité.

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